Ledarskap Strategi

Varför misslyckas så många förändringsprojekt?

Malin Ung, Senior HR-konsult på HR Skills 2018-09-11

Vi har alla varit med om det där förändringsprojektet som sköttes uruselt. Du vet i den där organisationen där ledningen beslutat om en större förändring och sen vill implementera den så snabbt och effektivt som möjligt. Trots att den kompetenta ledningen är väl medvetna om hur viktigt det är med medarbetarnas engagemang, så läggs all fokus på konkreta förändringsmodeller, mål och planer istället. Vad är det som ofta missas?

Låt oss först titta lite mer på ovan nämnda exempel. Ledningen själv har jobbat med frågan under en lång tid och haft många möten och workshops. De har redan gått igenom förändringskurvans faser: ilska/frustration, oro/sorg, acceptans och slutligen engagemang.

Nu står de där på podiet i aulan inför den stora medarbetarskaran och spelar ”Eye of the tiger”, knyter näven, sträcker handen i luften och skriker ”Yes, nu kör vi!” som avslutning på en serie oerhört flashigt animerade PowerPoints om den nya strategin de just visat.

Vilken fas i förändringskurvan är medarbetarna i? De sitter i sista vagnen i tåget (ledningen sitter i loket), gapar och undrar om det de just hörde är sant. En del är förbannade och ser framför sig ännu en lång period med förändringskonsulter i organisationen som kommer med diverse teorier och metoder som ska implementeras, vare sig det funkar i verkligheten eller inte. De (förbannade) medarbetare som deltagit i ett antal förändringsprocesser redan kör ofta med bohica-strategin: ”Bend over, here it comes again”. När förändringskonsulterna sveper in duckar de och när konsulterna lämnar reser de sig igen och fortsätter som vanligt.

Några funderar redan på om detta kommer att leda till nedskärningar, om de får en ny chef eller om de nu måste byta skrivbord igen när de äntligen lyckats få den fina fönsterplatsen.

Och ledningen – de gör high-five när de går ner för scenen eftersom presentationen var så bra och musiken verkligen effektfull. Så! Nu har de informerat, nu är det bara att köra på! Känner du igen dig?

Fyra framgångsfaktorer att prioritera

Förändringar är svåra och dessvärre är det inte helt ovanligt att de ska implementeras alldeles för fort med för höga förväntningar på resultatet och för lite delaktighet och kommunikation som beskrivs i exemplet ovan. Här är fyra viktiga framgångsfaktorer att prioritera:

  1. Satsa på varför och vision
  2. Sänk förväntningarna
  3. Första linjens chefer är de viktigaste förändringsledarna
  4. Håll i förändringen

Satsa på varför och vision

För att skapa engagemang för förändringen måste medarbetarna förstå vad syftet med förändringen är och den bakomliggande orsaken – varför organisationen behöver förändras. Jämför dessa tre sätt att presentera en förändring för medarbetarna:

  1. Vi ska införa ett nytt kundhanteringssystem
  2. Vi ska förbättra vår försäljningsprocess!
  3. Vi ska bli bättre på att förstå våra kunders behov och köpbeteende – för att öka försäljningen!

Alltför ofta presenteras VAD som ska ändras (nytt it-system) istället för VARFÖR (förstå kunderna bättre).  Ju fler som förstår syftet och de bakomliggande orsakerna, desto större kommer engagemanget och delaktigheten i organisationen att bli.  

Att presentera varför handlar inte enbart om att visa upp dåliga försäljningssiffror på månadsmötet utan vi måste starta upp en öppen och ärlig dialog om hur marknaden och konkurrensen ser ut i hela organisationen. Inte bara informera ensidigt utan istället utbyta erfarenheter – det vill säga lyssna på medarbetarna. Involvera medarbetarna i arbetet med att till exempel identifiera hot och utveckla scenarios om vad som kan hända i framtiden om vi inte förändras.

När medarbetarna förstår varför vi måste förändras är det läge att måla upp och kommunicera en enkel vision; vad det är vi vill åstadkomma och hur det skiljer sig från nuläget.

Sänk förväntningarna – ta ett steg i taget

När ledningen står där på podiet så kommunicerar de att den nya strategin är lösningen på alla problem och att allt kommer bli guld och gröna skogar. Det vet vi ju allihop att det aldrig händer, varför göra medarbetarna besvikna?

Sänk förväntningarna och inför istället versionstänk. Den första versionen kommer att innehålla barnsjukdomar, men det ger möjlighet att jobba agilt och att snabbt få fram något konkret som kan testas i verkligheten. I kommande versioner kan strategin sen anpassas, förfinas och vidareutvecklas. Mer agila metoder som till exempel Lean eller Scrum i förändringsarbetet skulle vi vinna mycket på.

Istället för att genomföra stora förändringar som ett projekt som sen avslutas ska vi skapa ett system för utveckling av verksamheten konstant. Ett system för verksamhetsutveckling som medarbetarna blir inbjudna till, inte tvingade till. Det gagnar inte bara dem som tar egna initiativ, det inspirerar också de kollegorna som inte är lika snabba på att ta till sig det nya. Det är alltså ett sätt att utnyttja kompetensen i organisationen och att skapa delaktighet – som leder till de bästa lösningarna och medarbetare som vill fortsätta att bidra till att utveckla verksamheten.

Första linjens chefer är de viktigaste förändringsledarna

Den närmsta chefen är den som i huvudsak symboliserar ledarskapet i organisationen. Om ledningen kommer med ett budskap vänder sig medarbetaren till sin närmsta chef för att få det bekräftat, innan hen tar det till sig. Alla chefer och ledare måste därför kommunicera samma budskap både i ord och handling.

Första linjens chefer är också de som drar det tyngsta lasset när det gäller förändringsledning, speciellt om man vill försöka skapa stort engagemang och involvera medarbetarna. Första linjens chefer behöver stort stöd när de själva går igenom förändringskurvan – så att de i sin tur kan stötta medarbetarna på sin resa. Därför är det viktigt att de får rätt förutsättningar, rätt kompetens och rätt verktyg.

Håll i förändringen

Att ändra vanor är svårt för oss människor. Vi har en tendens att falla tillbaka i gamla rutiner istället för att hålla i och fortsätta med nya. Varför är det så? Jo, vår logiska hjärna är mycket långsammare än vår reptilhjärna och hjärnan är programmerad att spara energi. När vi gör något vi är vana vid går vi på autopilot. Då använder hjärnan den reflexmässiga reptildelen som har en otroligt snabb hastighet. När vi ska lära oss nya beteendemönster använder vi frontalloben där vårt logiska, empatiska och strategiska tänkande finns. Det kräver otroligt mycket mer energi och går således mycket långsammare. Det är bland annat därför som vi gillar att göra saker på samma sätt som vi alltid har gjort.

Tips för att behålla förändringar:

  • Undanröj hinder!
    Även i de fall då det exempelvis visar sig vara en person i ledningsgruppen som inte står bakom förändringen.
  • Ta lärdom av bakslag
    Av våra misstag lär vi oss mest, bara att kavla upp ärmarna och försöka på ett lite annorlunda sätt nästa gång.
  • Belöna det nya
    Sätt upp korta delmål, uppmärksamma och fira små segrar hela tiden, sprid goda historier.

En förändring syftar inte bara till att förbättra något, det handlar också om att skapa förutsättningar för att förändringens effekter består samt bygga en kultur som gynnar ständiga förbättringar i vardagen.

De fyra områdena som lyfts fram är naturligtvis inte heltäckande, mycket annat behövs också som till exempel kompetens, resurser och professionell kommunikation. Men om du prioriterar dessa fyra områden mer än vad du gör idag ökar dina chanser att driva ett lyckosamt förändringsarbete i din organisation.

Hur ser dina morgonrutiner ut förresten? De allra flesta av oss har samma morgonrutiner varje morgon…

 

Relaterat

TILL TOPPEN AV SIDAN