Strategi

Sofia Birk sätter HR på stadskartan

Anna Kempe, Head of Content & Seminars 2015-11-20

Sofia Birk valdes ut som en av fyra starka finalister till Årets HR-chef 2015. Ur juryns motivering: ”För sitt arbete med att lägga en förtroendegrund för HR på Solna Stad. För sitt långsiktiga arbete med att omförhandla arbetstidsavtal, införa en ny rekryteringsstrategi och sänka sjukfrånvarokostnader. För att HR-mål nu blivit en del av stadens årliga verksamhetsplan och budget.”

När Sofia Birk tillträdde rollen som HR-direktör för Solna Stad för 4,5 år sedan var uppdraget tydligt; att lyfta HR-arbetet till en helt ny nivå i stadens arbete.

– HR skulle förflyttas från att vara en sidovagn till en fullt integrerad funktion i verksamheten.

Ett metodiskt angreppssätt

Från att tidigare ha rapporterat till ekonomichefen skulle rollen nu ha en självklar plats i ledningen. Enligt Sofia andades platsannonsen och sedan hela rekryteringsprocessen denna tydliga förväntan, vilket var den främsta anledningen till att Sofia sökte sig till uppdraget. 
Sofia berättar att hennes angreppssätt är metodiskt och långsiktigt. Förändringar i HR-arbetet gjordes försiktigt och först när ett nytt arbetssätt var etablerat dokumenterades det i en policy eller rutinbeskrivning.

– Jag slog inte på stora trumman, jag gjorde inga flashiga Power Point-presentationer eller snygga modeller. Jag lät bida min tid och började göra saker annorlunda rent konkret, jag införde små förändringar steg för steg. Efter ett tag säger någon ”Aha, nu förstår jag!” och det är min belöning, men det kräver långsiktighet och uthållighet.

Ett exempel på ett metodiskt angreppssätt är beslutet att börja arbeta med kompetensbaserad rekrytering.

– På HR bestämde vi att vi skulle öka kvaliteten på våra rekryteringar. Vi bytte ut vårt mossiga rekryteringssystem mot ett nytt modernt sådant som också stöttar kompetensbaserad rekrytering. Vi guidade cheferna i att upprätta en kravprofil och stöttade dem i intervjuförfarandet. När vi märkte att det började sitta så uppdaterade vi rekryteringspolicyn och rekryteringsprocessen. Det blir helt odramatiskt för cheferna som mera konstaterade att ”Aha, det är därför vi gör kravprofilen på det sättet!”.

Först verksamheten, sedan HR

Sofia märkte att när hon tillträdde rollen så kunde HR-konsulter i verksamheten inte klart beskriva vilka utmaningar som respektive förvaltning stod inför, men de kunde på detaljnivå beskriva vilka individer som är aktuella i olika rehabiliteringsprocesser.

– För mig har det varit viktigt att HR-konsulterna tränar sig på att läsa och förstå verksamhetsplaner och budget, på samma sätt som man sätter sin in i rehabiliteringskedjan.

Sofia har också arbetat aktivt för att HR-teamet inte ska fastna i att göra HR för HR:s skull. Hon coachar sina medarbetare att förstå att det är viktigare att våra frågeställningar landar rätt, än att vi håller vår egen tidsplan. 
– Verksamheten kommer först och HR kommer i andra hand. Vi behöver vara streetsmarta och värdera skillnaden på den stora frågan och den lilla. Om ledningsgruppen sliter sitt hår för att få ihop budgeten så är det inte läge att just där och då framföra krav på att arbetsmiljöuppföljningen ska ske inom 14 dagar.

Förtjäna sin plats i ledningsgruppen

Idag ingår flera HR-konsulter i förvaltningarnas ledningsgrupper, men att ha en plats i ledningsgruppen är inte en självklarhet menar Sofia. Sofias hållning är att en ledningsgruppsplats är en plats man förtjänar och hon ser det inte som en absolut nödvändighet att alla HR-konsulter arbetar på samma sätt.

– HR kan vara stöttande eller styrande och jag tror att olika profiler passar för de olika uppdragen. Dessutom kan behoven hos olika förvaltningar skilja sig åt och min roll är förstås att driva det strategiska HR-arbetet som är gemensamt för hela staden Solna.

Integrerat i verksamheten

Flera av stadens HR-processer har anpassats för att bättre stötta verksamheten. Medarbetarundersökningen genomförs numera i god tid för att kunna utgöra ett viktigt analysunderlag inför verksamhetsplaneringen.

– Våra medarbetarsamtal har ändrat form, från att vara mer av ett ”trivselsamtal” till att bli ett viktigt styrverktyg där mål på individnivå fastställs och individuell prestation följs upp. 

I den egna HR-avdelningen arbetar teamet med en stadsgemensam HR-agenda, men HR-konsulterna har också en förvaltningsspecifik agenda. 

– Att tillsammans med förvaltningscheferna analysera verksamhetens utmaningar och översätta den till HR-aktiviteter är nu ett helt naturligt arbetssätt.

Sofia berättar att hon är noga med prioriteringar och att hela tiden återgå till dessa för att uppnå resultat.

– Vi fick dåliga resultat inom ett område i vår medarbetarundersökning och chefer inom staden reagerade direkt med att efterfråga nya åtgärder för att fixa problemet. Då håller jag fast vid den plan vi redan har satt, vi följer den och vi når resultat om vi fortsätter att göra det. Jag avskyr att spela strutsfotboll!

HR-initiativ och utvecklingsprojekt bedrivs aldrig utan att vara väl förankrade i verksamheten. Det finns alltid en styrgrupp eller projektdeltagare från verksamheten.

– HR levererar det som verksamheten efterfrågar och verksamheten är med och beslutar om upplägg, innehåll och principer. Därmed behövs ingen omfattande utrullning eller implementering. Beslut har redan fattats gemensamt under processen!

En arbetsplats som erbjuder mening och angelägenhet

Sofia beskriver med stor entusiasm den enorma komplexitet som arbete inom staden innebär: Såväl rikspolitik som lokalpolitik påverkar agendan och det finns 19 olika yrkesgrupper och lika många fackförbund.

– Kommunen är en jätterolig arena att bedriva utvecklingsarbete i. Bollen är uppkastad och det är du som måste smasha den – men alla förutsättningar finns för att påverka och utveckla den här viktiga verksamheten som påverkar så många.

Sofia tror att den offentliga sektorn har mycket mer att göra när det gäller att beskriva sitt erbjudande.

– Egentligen har vi en fantastisk möjlighet att erbjuda det som så många människor efterfrågar idag; en enorm meningsfullhet och angelägenhet med vårt uppdrag. Ibland väljer vi tyvärr att istället för att använda den konkurrensfördelen fokusera på det vi inte kan erbjuda – så skulle inget företag göra!

Sofia berättar skrattande om en spontan kommentar som hon fick från en i bekantskapskretsen när hon tillträdde rollen på kommunen: ”Men Sofia, det låter ju som rena CV-döden!”.

 

Sagt om Sofia:
”Effekten av hennes arbete är att vi som medarbetare inser att vi är en del av helheten – att vi jobbar för Solna Stad för att skapa det bästa för våra kommuninvånare!”


Läs intervjuer med de övriga finalisterna

TILL TOPPEN AV SIDAN