Strategi

Personalhandboken – en medarbetarguide med personlighet

Anna Kempe, Head of Content & Seminars 2016-08-19

Vad ska ingå i vår personalhandbok? Det är en fråga som många av våra kunder har när det gäller personaladministration. Vi ska därför försöka reda ut den frågan och ge några goda tips som hjälper er att upprätta en personalhandbok.

En personalhandbok är inget som en arbetsgivare måste ha, det är något som kan vara bra att ha av två anledningar:

  1. En personalhandbok är en bra samlingsplats för svaren på de vanligaste frågorna som era medarbetare har. Genom att göra dem tillgängliga för alla medarbetare så behöver inte samma frågor besvaras gång på gång - eller förbli obesvarade.
  2. En personalhandbok är en bra samlingsplats för att kommunicera vilka ni är som arbetsgivare, vad ni erbjuder och vilken arbetsmiljö ni eftersträvar. Det rör sig om policydokument som speglar er företagskultur och ert sätt att bedriva verksamheten. Det kan också vara lagstadgade policys eller rutiner som exempelvis arbetsmiljölagen ställer krav på.

Struktur och innehåll

Ett bra sätt att strukturera upp personalhandboken är att sortera viktiga rubriker i alfabetisk ordning i ett dokument som är tillgängligt för alla på intranätet eller motsvarande. Exempel:

 

Personalhandboken bör hållas kort och koncis så att det är lätt för medarbetarna att snabbt få svar på sina frågor. Policys som kräver mer utrymme bör beskrivas mycket kort i p-handboken med en referens/länk till policydokumentet (som för övrigt också bör hållas kort och lättförståeligt). Exempel:

 

Företagskulturen bör speglas av personalhandboken. Säkerställ att innehållet, och även uttryckssättet, rimmar med ert arbetsgivarvarumärke.

Goda tips för en hållbar personalhandbok

  • En personalhandbok måste hållas aktuell och uppdaterad vilket innebär att någon behöver vara ansvarig för den. Det är ofta någon inom HR-funktionen, eller någon med ett personaladministrativt ansvar.
  • Börja med att samla ihop de vanligaste frågorna som medarbetarna har om sin anställning eller verksamheten. Om ni inte vet vilka dessa är, fråga de som är nyanställda! Lägg till lagstadgade områden inom arbetsmiljö – och diskrimineringsområdet.
  • Välj ambitionsnivå utifrån er verksamhets förutsättningar – hur detaljerad behöver informationen vara? Det beror också på vilka andra informationskanaler som finns tillgängliga för medarbetarna. 
  • Låt er företagskultur bli tydlig genom personalhandboken. Filtrera innehållet genom era värderingar för rätt innehåll och rätt tonalitet. Använd ett annat namn istället för ”personalhandbok” om det passar er kultur bättre!
  • Låt några nyckelmedarbetare tycka till om och bidra till innehållet innan den lanseras. Verksamhetens chefer har också god inblick i vanliga frågor som medarbetarna har och som kan passa i en personalhandbok.
  • Arbetet är förgäves om personalhandboken inte används. Se till att alla medarbetare känner till att den finns och att den är lättillgänglig också för medarbetare som inte har egen tillgång till dator. Lär verksamheten att söka sina svar på enkla frågor i personalhandboken genom att hänvisa dit när frågorna kommer.

Relaterat 

Personal Plus är en informationstjänst som ger ett praktiskt stöd från medarbetarens första till sista anställningsdag. Du får bland annat tillgång till en mall för att skapa en egen personalhandbok. Läs mer om Personal Plus.

Med vår webbaserade, digitala personalhandbok samlar ni all information på ett ställe. Läs mer om personalhandboken här

TILL TOPPEN AV SIDAN