Arbetsrätt

Överenskommelser om att anställningen ska avslutas – när och hur?

Jenny Hellberg, Advokat på Elmzell Advokatbyrå 2018-06-13

I min förra artikel berättade jag om hur jag i min roll som advokat på Elmzell Advokatbyrå upplever att många inom HR tycker frågan om hur man hanterar en anställd som inte presterar är väldigt knepig. Nu ska vi gå närmare in på situationen där du ska träffa en överenskommelse om att en anställd ska sluta – när kan det bli aktuellt, hur ska det göras och vad kan det kosta?

Tänk er scenariot där du har haft en anställd på en så kallad förbättringsplan/plan för förbättring av arbetsprestation, eller som jag oftast kallar det; en PIP – Performance Improvement Plan. PIP:en har pågått under tre månader och den anställde har förbättrat sig en del, men är fortfarande långt ifrån den prestation som kan förväntas.

Vad gör du nu?

Avsikten med en PIP ska naturligtvis vara att den anställde har förstått allvaret och förbättrar sig så mycket att alla är nöjda. Om så inte är fallet kan det vara möjligt att saklig grund för uppsägning föreligger och anställningen kan avslutas. Det ska dock poängteras att en uppsägning av personliga skäl kräver att bristerna är så allvarliga att ingen annan utväg finns. Det är därför viktigt att ta juridisk hjälp redan inför en PIP och särskilt när den avslutas för en bedömning om saklig grund för uppsägning föreligger eller inte.

Många gånger hamnar man dock i gränslandet. Den anställde har förbättrat sig en del och tillräckligt mycket för att bolaget inte kan gå vidare med en uppsägning. Det är i dessa situationer som det ofta istället kan bli fråga om att träffa en överenskommelse med den anställde om att hen ska sluta.

I en sådan situation får du helt enkelt ta en diskussion med den anställde om att arbetsgivaren inte ser någon annan utväg än att ni ska gå skilda vägar. Det kan förstås vara en svår diskussion att ta, men nödvändig. Ofta känner ju den anställde också på sig att PIP:en inte har gått som förväntat och hen kanske redan har börjat söka sig vidare. Då kan det ofta gå ganska fort att träffa en överenskommelse. Om den anställde istället bara ”väntar ut” att du ska komma med ett förslag om överenskommelse kan förhandlandet istället bli svårare.

Vad bör en överenskommelse innehålla?

Innan du tar diskussionen med den anställde bör du och övriga beslutsfattare ha gått igenom vad förslaget till överenskommelse bör innehålla. Tänk igenom följande aspekter:

  • Vad ska gälla under uppsägningstid; arbete eller arbetsbefrielse?
  • Vad ska gälla om den anställde får nytt jobb under uppsägningstiden; avslutande av anställningen, avräkning med mera?
  • Ska anställningen avslutas omedelbart och eventuell uppsägningstid betalas som avgångsvederlag istället?
  • Vilka förmåner ska utgå? (Observera att det är viktigt att reglera hur exempelvis provision, bonus etcetera ska hanteras.)
  • Semester kan läggas ut om uppsägningstiden överstiger 6 månader.
  • När återlämnande av egendom ska ske.
  • Ska avgångsvederlag betalas och hur mycket?
  • Ska outplacement erbjudas? (Observera att Trygghetsrådet eller motsvarande endast är aktuellt vid arbetsbrist.)
  • Se över konkurrensklausuler eller andra restriktioner (kund- och värvningsförbud). 
  • Ingen återanställningsrätt gäller vid personliga skäl, men däremot vid arbetsbrist. Dock avtalas den i normalfallet bort om den anställde får någon typ av ersättning utöver uppsägningstiden. Vad ska gälla i ditt fall?
  • Se till att det finns en skrivning i överenskommelsen om slutlig reglering av samtliga mellanhavanden.

Vad kan en överenskommelse kosta?

Innan en överenskommelse ens presenteras för den anställde måste du och övriga beslutsfattare vara överens om vad ni är beredda att betala för att träffa en överenskommelse. Ofta har andra än HR en uppfattning om att det inte ska behöva kosta så mycket att träffa en överenskommelse, medan den anställde å sin sida har motsatt uppfattning och har höga förväntningar om ersättningsnivå. Det kan därför vara klokt att redan i detta förberedande läge ta en dialog med en arbetsrättsjurist för att få vägledning kring såväl överenskommelsens innehåll som kostnaden för den.

Många gånger tar den anställde, och hens eventuella fackförbund eller annat juridiskt ombud, utgångspunkt i beloppen som återfinns i 39 § LAS. Den paragrafen reglerar de maximala ersättningsnivåerna när en uppsägning inte är sakligt grundad. Det handlar kortfattat om att den anställde kan få upp till 16 månadslöner om hen varit anställd i upp till 5 år, 24 månadslöner om hen varit anställd i 5-10 år och 32 månadslöner om anställningen varat mer än 10 år. När den anställde lägger fram detta baxnar sannolikt ni som arbetsgivare, eller i alla fall dina kollegor som inte är insatta i arbetsrätten, men du ska inte bli alltför orolig.

I dessa sammanhang tar den anställde oftast inte samtidigt i beaktande att dessa belopp är maxbelopp om den anställde inte får något nytt jobb under motsvarande tid eller får ett jobb med lägre lön. Sannolikheten att hamna på dessa nivåer är därför väldigt liten och det är också viktigt att poängtera att den anställde har en skyldighet att söka nya jobb. Hen måste också kunna bevisa att hen har gjort det vid eventuell tvist om ersättningens storlek.

Mot bakgrund av detta brukar min första kommentar till frågan om hur mycket en överenskommelse kan kosta vara att det är viktigt att se till följande omständigheter:

  • Anställningstid
  • Möjligheterna för den anställde att få nytt jobb
  • Hur arbetsmarknaden ser ut
  • Ålder
  • Personliga omständigheter att beakta
  • Arbetsgivarens policy kring överenskommelser/ersättningsnivåer med mera (om det finns någon)

Mot bakgrund av dessa omständigheter är det därför svårt att ge några generella svar kring vad en överenskommelse kan kosta.

Det finns förstås ändå några ”tumregler”. Dessa gäller dock oftast vid arbetsbristuppsägningar där arbetsgivaren väljer att träffa överenskommelser (se vidare nedan). Då kan en överenskommelse exempelvis innebära att den anställde får, utöver uppsägningstiden, ett avgångsvederlag motsvarande en månad per anställningsår. I andra fall kan en överenskommelse exempelvis innebära att den anställde får, utöver uppsägningstiden, ett avgångsvederlag motsvarande lika många månader som uppsägningstiden. När det gäller överenskommelser som grundar sig i personliga skäl måste bedömningen göras utifrån varje enskilt fall, men också då med beaktande av omständigheterna ovan.

Andra situationer när en överenskommelse kan bli aktuell

Jag har i den här artikeln fokuserat på situationer när man träffar en överenskommelse i samband med en PIP eller motsvarande. Det kan förstås bli aktuellt även i andra fall som är kopplade till personliga skäl, men också i arbetsbristsituationer.

Vid överenskommelser i arbetsbristsituationer handlar det ofta om att arbetsgivaren vill undvika eventuella diskussioner om turordning och tillräckliga kvalifikationer för kvarvarande tjänster. Själva överenskommelsen som sådan brukar huvudsakligen innehålla samma delar som en överenskommelse som görs med koppling till personliga skäl, men det är viktigt att det framgår att överenskommelsen träffas på grund av en arbetsbristsituation. Skälet till detta är att den anställdes karenstid för att få A-kassa är väsentligt kortare vid arbetsbrist än vid personliga skäl. Vidare har den anställde bara företrädesrätt till återanställning vid arbetsbrist (det behövs alltså bara finnas med en skrivning om eventuellt avstående från företrädesrätt i dessa fall). Konkurrensklausuler och andra restriktioner brukar arbetsgivaren också regelmässigt avstå ifrån vid överenskommelser som hänförs till arbetsbrist.

Jag hoppas att du med dessa två artiklar har fått en kortfattad och praktisk vägledning så att du har grundläggande kunskap om hur du kan gå till väga när du ställs inför dessa situationer. Lycka till!

 

Relaterat

TILL TOPPEN AV SIDAN
var pageName = "Överenskommelser om att anställningen ska avslutas – när och hur?"; var termsPage = "/om-edge-hr/gdpr/samtycke/";