Arbetsmiljö

När Eurovision Song Contest kommer till stan

Anna Kempe, Head of Content & Seminars 2016-02-26

Under ett par veckor i maj omvandlas Globen till ett TV-hus. En tillfällig organisation bestående av 500 personer sluter samman för att producera Europas musikhändelse nummer ett: Eurovision Song Contest, ESC. Bakom scendekorationen, kameramännen och konfettiregnen bedrivs ett envetet och omfattande arbetsmiljöarbete för att arbetet ska vara riskfritt för alla medverkande. Edge HR har träffat SVT:s HR-strateg Gabriella Ekström som är en av många deltagare i arbetsmiljöarbetet inför ESC 2016.

Stockholms stad är värd för evenemanget som Måns Zelmerlöw sjöng hem i Wien förra året och Globen är vald som arena. SVT ansvarar för showen och tv-produktionen och när det gäller arbetsmiljön så samverkar de tre parterna nära för att arbetet ska vara riskfritt för alla medverkande.

Planeringen har varit i gång sedan sommaren 2015. Som HR-strateg är Gabriella Ekström en av många projektdeltagare och hennes uppdrag är att stötta SVTs produktionsledare som bär det formella arbetsmiljöansvaret för hela produktionen:

– HR:s uppdrag är att vara produktionsledarens co-driver i detta stora ansvar. Det kan handla om  arbetsrättslig kompetens, kontrakts- och policyfrågor, arbetstidsfrågor eller som samordnare när vi behöver kompetens från olika delar av verksamheten.

En ny stad och ny arena

Gabriella berättar att SVT har en lång tradition av ett systematiskt och väl förankrat arbetsmiljöarbete.

 – Den svenska melodifestivalen, det är vardagsmat för oss numera. Där löper arbetsmiljöarbetet på rutin, men ESC – det är något helt annat! Självklart finns det lärdomar från Malmö 2013, men nu är vi i en ny stad och på en ny arena, säger hon.

Risk– och konsekvensbedömningar utgör motorn i arbetet

Globen som ansvarar för lokalerna utsågs tidigt i projektet till samordningsansvarig. Tillsammans gick Globen, Stockholm Stad och SVT igenom respektive verksamhets befintliga policys och rutiner och valde ut de som var mest lämpade för den stora musikfesten. Arenan delades sedan in i olika zoner och varje zon tilldelades en arbetsmiljöansvarig. Utifrån zonerna påbörjades sedan risk- och konsekvensbedömningar, vilka utgör motorn i arbetsmiljöarbetet och genomförs vid upprepade tillfällen under projektet berättar Gabriella.

 – Vi gör flera ROK:ar (risk- och konsekvensanalyser) under projektet och resultatet sätts upp på området så att alla som arbetar där kan ta del av det. 

På ROK:en står också hur man ska bete sig vid en olycka, där finns checklistor, rutiner, larmnummer och kontaktpersoner.

– Som exempel i zonen Green Room, där alla artister samlas efter sitt framträdande, identifierade vi att någon ur publiken skulle kunna ta sig fram till artisterna. Den risken hanterade vi genom att strategiskt placera ut publikvärdar runt om zonen.

Säkerhet för besökare

Utgångspunkten i SAM, systematiskt arbetsmiljöarbete, är att identifiera risker, värdera och åtgärda dem. En av de första risker som identifierades var säkerheten för besökare under projektets gång, berättar Gabriella.

– Vi vet av erfarenhet att media och allmänheten har stort intresse för den här produktionen och gärna kontaktar bekantas bekanta för att få till ett besök på arenan. Därför fastställde vi tidigt vilka rutiner som skulle gälla och utsåg en person som godkände alla besök till arenan. En fotograf som börjar klättra på anläggningen för bättre bilder befinner sig plötsligt på hög höjd med alla de risker som följer med det.

En starkare hotbild

Under ESC förekommer bland annat pyroteknik, höghöjdsarbete, elarbeten, verkstadsarbeten, truckkörning och tunga transporter. Därutöver tillkommer komplexiteten med alla underleverantörer och gäster från stora delar av Europa och potentiella språkförbistringar som följer med det. En risk som framträder allt starkare är inom hot och våld-området. Det rådande samhällsklimatet och terrordåden har inneburit ett omfattande arbete för att undanröja risken för sprängattentat.

– Primärt handlar det om att säkerställa att alla som vistas på arenan är behöriga att vistas där, både innan och under eventet, berättar Gabriella.

Arbetsmiljöverket på besök

När medverkande kvitterar ut sina behörighetskort, eller ”badges” som SVT kallar dem, så kvitterar de samtidigt att de läst och förstått samtliga policys och rutiner som utgör arbetsmiljöarbetet. På baksidan av badgen framgår också den viktigaste säkerhetsinformationen, larmnummer och kontaktuppgifter till säkerhetspersonal på plats.

När arenan väl är uppbyggd genomförs alltid två skyddsronder innan det är showtime. Gabriella berättar att SVT arbetar med så kallad bevakningsuppdrag, vilket innebär att vissa medarbetare får uppdraget att kritiskt granska arbetsmiljöförhållanden inom en viss zon.  Därmed får den som har det formella arbetsmiljöansvaret hjälp av ett par extra ögon.

– Vi vet av erfarenhet att arbetsmiljöverket alltid vill besöka oss och vi har därför vänt på det och bjuder numera in dem, så att vi kan planera bättre för deras besök. Vi har märkt att de annars gärna kommer precis i anslutning till föreställningen och det ger oss dåliga förutsättningar att ta emot dem och visa runt, säger Gabriella och berättar skrattande att arbetsmiljöverkets representanter precis som alla andra gärna vill njuta av showen live!

Den viktiga uppföljningen

När föreställningen är igång finns det rutiner för alla medverkande att rapportera de tillbud eller olyckor som ändå sker trots det förebyggande arbetet. Gabriella berättar att denna del av arbetet brister och att projektet ständigt arbetar med att hitta sätt som gör rapporteringen enklare.

– I år testar vi ett post-it system, så att det är lätt att skriva några ord på en lapp när en incident uppstått och sätta upp vid ROK:en. Vi följer sen upp detaljerna i ett senare skede.

Det är lätt att föreställa sig en arbetsmiljö som sjuder av stress inför live-sändningen men Gabriella beskriver en förvånansvärt lugn och strukturerad arbetsmiljö på arenan:

– Jag arbetade själv bakom scenen på ESC i Malmö 2013 och aldrig förr har jag upplevt ett så tydligt ledarskap: arbetsuppgifterna delades ut med detaljerade instruktioner, alla på plats visste vilken uppgift man hade och det fanns en genuin omtanke bland kollegor på plats. Varenda detalj i detta projekt är genomtänkt på förhand och det skapar en enorm trygghet och ett lugn. Omhändertagandet, vänligheten och tydligheten – det är riktigt, riktigt imponerande.

När eventet är över går projektgruppen igenom rapporterade avvikelser och dokumenterar utfallet och summerar lärdomar för framtiden.

– Det är ett jättestort event och det kommer att hända saker! Men vårt arbetssätt garanterar att inga allvarliga olyckor sker. Vi pratar mycket om begreppet riskfritt, att det ska vara riskfritt för alla 500 personer som medverkar. Till och med efterfestplatsen gör vi en risk- och konsekvensanalys på, skrattar Gabriella och fortsätter:

– Uppföljningen är jätteviktig. Vi vet aldrig när vi får ESC på nytt och därför är det så viktigt att våra lärdomar dokumenteras – projektgruppen kan vara helt ny nästa gång!

Psykosocial arbetsmiljö – att arbeta förebyggande och hälsofrämjande

Vill du lära dig mer om de krav som ställs på dig som arbetsgivare? Missa inte vår utbildning om psykosocial arbetsmiljö med Milla Jonsson.

 Läs mer och anmäl dig

TILL TOPPEN AV SIDAN