Rekrytering Strategi

Medarbetarupplevelse 2.0 – Onboarding

Niclas Giertz, Service Designer, Wise Group 2019-01-23

Onboarding är processen för att integrera nya medarbetare i en organisation och ge dem verktyg, resurser och kunskap för att snabbt bli engagerade och produktiva. Vill du förbättra produktiviteten, öka engagemanget och minska personalomsättningen med hjälp av onboarding? Vill du effektivisera och förbättra er onboardingprocess och samtidigt förhöja medarbetarupplevelsen för alla som börjar hos er? Här kommer mina bästa tips på hur du lyckas.

Som service designer ser jag tydligt att arbetet med kundupplevelsen numera tas på stort allvar och finns med på de flesta ledningsgruppers agendor. Att aktivt arbeta med att ha nöjda kunder känns idag som en självklarhet. När det gäller medarbetarupplevelsen pratas det mycket om det i HR-kretsar, men för få organisationer arbetar aktivt med området på ett strukturerat sätt. Det kommer dock troligtvis snart att förändras. I takt med att kompetensbristen stiger inom flertalet branscher, och de problem som då uppstår hamnar på ledningens bord, kommer fokuset på medarbetarupplevelsen bli allt större. För att skapa en bra helhetsupplevelse för medarbetarna krävs att du arbetar med frågan genom hela anställningens livscykel.

Eftersom jag nyligen själv bytt arbetsplats fick jag förmånen att fundera lite extra över hur man skapar en bra medarbetarupplevelse under onboardingen och vad som är viktigt för en nyanställd under processen från kontraktsskrivning till det att denne är fullt integrerad i den nya organisationen. Genom att notera mina egna upplevelser och dessutom intervjua kollegor som också nyligen börjat inom Wise Group fick jag snart en ganska tydlig bild av de behov en nyanställd har. Att förstå den nyanställdas situation är starten på att kunna designa en bra medarbetarupplevelse under onboardingen. Som inspiration för att ni själva ska vilja identifiera vad era nyanställda har för behov och börja designa er onboardingprocess för att bemöta dessa bjuder jag här på det jag hittade hos oss inom Wise Group. 

Den nya medarbetarens situation vid starten

Energin är på topp – det ska bli så spännande att börja på nya jobbet! Medarbetaren har en övergripande men vag kunskap om sin roll, organisationen, erbjudandet, kulturen, rutiner etcetera. Hen har oftast inga sociala eller professionella kontakter etablerade inom organisationen. Hen är rädd att inte passa in i kulturen och för att inte uppfylla arbetsgivarens förväntningar. Hen vill komma igång snabbt och visa på resultat! Hen kommer baserat på sina första intryck att redan första månaden bestämma om den nya arbetsplatsen är rätt ställe att stanna på långsiktigt (läskigt värre ur arbetsgivarperspektivet!).

Medarbetarens behov den första tiden på nya jobbet

  • Få överblick av alla steg under onboardingen.
  • Berätta för alla vem man är och vad man kan bidra med.
  • Känna sig stolt över sitt val av ny arbetsgivare.
  • Berätta för resten av världen att man bytt jobb.
  • Känna sig välkommen och uppskattad.
  • Vara säker på att inte bryta mot några sociala koder.
  • Få en känsla av hur man passar in i kulturen och vilka nya aspekter man kan bidra med.
  • Få tillgång till rätt information och snabbt lära sig mycket om organisationens erbjudande, kultur, regler, praktiska saker etcetera.
  • Lära känna sina kollegor och få en känsla av att de är nyfikna på vem man är. Vem vill fika eller gå på lunch?
  • Veta vem som kan vad i organisationen. Vem kan hjälpa mig? Vem sitter på best practice?
  • Tydliga mål. Vad förväntas av mig? Vilka arbetsuppgifter ska jag prioritera?
  • Snabbt leverera konkreta resultat som skapar värde.
  • Få feedback ofta för att veta att man fokuserar på rätt saker och är på rätt spår.
  • Tillgänglighet till chef och kollegor för att snabbt kunna få svar på frågor.
  • Få möjlighet att själv bestämma vilka arbetsverktyg man behöver och ha dem på plats första dagen eller till och med innan anställningens start.
  • Lära sig mer om vad som finns runt arbetsplatsen i form av restauranger, service etcetera.
  • Skapa nya vänner. Ha kul på jobbet!

OK. Nästa steg då? Hur skapar du en bra process utifrån de insikter du har om medarbetarnas behov?

Här är tre enkla steg

  1. Skapa en användarresa som beskriver er önskade onboardingprocess ur den nya medarbetarens perspektiv. Vad händer i processen? Vad upplever de? Hur känner de? Involvera nya medarbetare i arbetet och be dem skissa upp en onboardingprocess som skulle stödja deras behov och kanske till och med överträffa deras förväntningar. En enkel uppdelning kan vara i stegen: 1. Kontraktsskrivning, 2. Preboarding, 3. Första dagen, 4. Första veckan, 5. Första månaden och 6. Månad 2-6.
  2. Beskriv även processerna bakom som ska stödja den önskade medarbetarupplevelsen i er användarresa. Vem gör vad? När? Finns det sätt att effektivisera processerna? Involvera de personer som faktiskt ska utföra arbetet och be dem komma upp med lösningar.
  3. Börja enkelt. Allt kanske inte går att lösa på en gång och ni kanske inte fullt ut kan leva upp till den önskade medarbetarupplevelsen som finns beskriven i er användarresa. Sätt igång och implementera nya delar direkt och arbeta långsiktigt för att uppnå er vision.

I texten nedan kommer tre konkreta tips på hur ni kan bemöta utmaningen i att skapa en attraktiv onboardingprocess.

Använd tiden från det att ni har skrivit kontrakt till dess att anställningen startar. Min erfarenhet är att väldigt många medarbetare vill förbereda sig väl innan de börjar på ett nytt jobb och kan tänka sig att lägga den tiden som krävs, även om de egentligen inte har börjat sin anställning. Erbjud möjligheten att få tillgång till information, träffa kollegor, följa med på konferenser, beställa arbetsverktyg, presentera sig för resten av organisationen etcetera. Använd digitala stödverktyg för att informera och kommunicera med nya medarbetare under den här perioden. En bra preboarding kan korta ner startsträckan rejält för en ny medarbetare och göra att hen mycket snabbare kommer in i produktivt arbete.

Gör det roligt för medarbetaren att snabba upp sin egen onboarding och guida dem samtidigt på vägen. Skapa extra motivation genom att använda gamification. På min tidigare arbetsplats Creuna tog vi exempelvis fram ett spel där den nya medarbetaren fick tydliga uppgifter att lösa. Varje uppgift gav ett antal poäng. När ett visst antal poäng var uppnådda så fick den nya medarbetaren en present. I spelet vävde vi även in många kulturella aspekter och uppgifter som direkt uppmanade till beteenden som vi ville uppmuntra.

Att för hundrade gången på en rundvandring i lokalen presentera sig för en ny kollega och berätta vad man gjort tidigare och vad man ska göra på nya arbetsplatsen blir lätt lite tjatigt. Hjälp istället den nya medarbetaren att presentera sig för hela organisationen och andra berörda med hjälp av video. Gör gärna en enkel film där den nya medarbetaren presenterar sig och skicka ut till hela organisationen. Gör gärna det redan innan personen har börjat. Det är så mycket roligare att första dagen på jobbet prata med nya kollegor vid kaffemaskinen som faktiskt redan vet en del om vem man är. Hjälp även medarbetaren med tips på hur hen kan sprida informationen i sociala kanaler på bästa sätt. En stolt ny medarbetare som sprider sin entusiasm om nya arbetsplatsen till resten av världen är ett av de absolut bästa sätten att bygga ett starkt arbetsgivarvarumärke på.

Ständig förbättring

Arbeta kontinuerligt med att förbättra er onboarding med utgångspunkt i insikter kring era medarbetares upplevelser av den befintliga processen. Lägg in en rutin där ni ständigt utvärderar och mäter hur era nya anställda har upplevt den första tiden hos er. Ha stora öron, prata med dem och skapa en onboardingenkät. Det finns ofta inbyggt i det verktyg ni har för att göra medarbetarundersökningar. Få insikter, komplettera er process, designa om och repetera…

Hoppas du får nytta av mina erfarenheter och tips. Kontakta mig gärna om du vill veta mer. Jag är så klart även nyfiken på vilka insikter du har om dina nya medarbetares behov. Vilka är dina bästa tips på hur man kan förbättra sin onboarding?

 

Relaterat

TILL TOPPEN AV SIDAN