Arbetsrätt

Hur hanterar du som HR en anställd som inte presterar på jobbet?

Jenny Hellberg, Advokat på Elmzell Advokatbyrå 2018-05-23

Den här frågan är en av de som jag i min roll som advokat på Elmzell Advokatbyrå upplever att många inom HR tycker är väldigt knepig. Vad ska/bör/måste man göra och när kan man ha gjort tillräckligt för att faktiska säga upp en anställd som, på ett eller annat sätt, inte presterar?

Tänk er scenariot där bolagets försäljningschef, tillika din kollega i ledningsgruppen, en eftermiddag kommer in på ditt rum och säger ”Nu är det nog! Nu måste vi göra oss av med Peter. Han har inte sålt som han ska de senaste två åren och han måste bort omedelbart! Hans attityd gör dessutom att andra kollegor hotar att sluta om vi inte gör oss av med honom.”. Som HR känner du säkert spontant att det första du vill säga är ”Varför har du inte kommit till mig och pratat om detta tidigare?” men du sansar dig och börjar istället fråga om försäljningschefen har vidtagit några åtgärder för att lösa detta under de två år som gått. Det visar sig att han förvisso har haft ett antal samtal med Peter om både hans prestation och beteende, men att det inte har varit på ett systematiskt sätt. Det har blivit muntliga tillsägelser när tillfälle givits och dessa har inte heller dokumenterats. Du frågar vidare om Peter är medveten om hur allvarligt bolaget ser på hans brister? Försäljningschefen säger att han nog inte är det.

Vad gör du nu?

Till att börja med säger du till försäljningschefen att det sannolikt inte är möjligt arbetsrättsligt att avveckla Peter omedelbart, utan att det i så fall skulle kosta mycket pengar och att det enda som möjligtvis skulle motivera en snabb avveckling är av affärsmässiga skäl. Det skulle i så fall vara till exempel att kunder klagar eller att hans attityd påverkar kollegorna i sådan omfattning att bolaget måste agera. 

Sedan säger du att nu måste ni börja från början för att bygga ett case, så att ni i ett senare läge kan säga upp Peter på grund av eventuella bestående brister i prestationerna. Innan dess måste Peter förstå, medvetandegöras, om allvaret och ges möjlighet att förbättra sig. Eftersom han fått muntliga tillsägelser, men utan att förbättringar skett är det dags för en så kallad förbättringsplan/plan för förbättring av arbetsprestation, eller som jag oftast kallar det; en PIP – Performance Improvement Plan. En PIP ska innehålla samma information som en varning och vissa föredrar att kalla det så, men jag tycker att förbättringsplan/PIP är en bättre benämning.  

Vad ska en PIP innehålla?

En PIP måste förstås anpassas efter ärendet som sådant, men den ska i normalfallet innehålla:

  • bakgrund
  • ansvar, krav och förväntningar på rollen
  • redogörelse av brister
  • plan för förbättring av arbetsprestation/andra brister
  • arbetsgivarens medverkan
  • uppföljning
  • en skrivning om att den anställde riskerar sin anställning om PIP:en inte följs

Det viktigaste att ta fram är på vilka sätt den anställde ska förbättra sig, till exempel som säljare boka x antal möten per vecka, ta fram prognoser och planer, rapportera och så vidare. När det gäller personer vars arbetsinsats inte är mätbar på samma sätt eller när bristerna gäller exempelvis samarbetet med kollegor, attityder etc. kan det vara svårare att ange vad som ska förbättras. Det är dock viktigt att lägga tid på att göra detta så konkret som möjligt, såväl för att den anställde ska förstå vad som krävs men också för att kunna avgöra om förbättring sker. Därutöver är arbetsgivarens medverkan viktig. Om det finns behov av att till exempel gå en kurs, få coachning, terapeutisk hjälp eller dylikt ska arbetsgivaren överväga det som en del i PIP:en. Vidare ska kontinuerlig uppföljning ske under PIP:ens gång (normalt sett brukar en PIP pågå i cirka 3 månader beroende på hur snabbt förbättring kan förväntas ske).

Missa inte uppföljningen!

Det bör vara avstämningar med närmaste chef varje eller varannan vecka. Tyvärr är det just i uppföljningen som det ofta brister från arbetsgivarens sida. Otalet gånger har jag varit med om att ett bolag återkommit efter cirka 2,5 månad och säger att ingen förbättring har skett och nu är det väl bara att säga upp… När jag ställer frågan om uppföljningen visar det sig att det har varit si och så med det. Kanske har det varit semesterperiod, chefen har varit på resande fot eller den anställde har varit sjuk. Det är därför viktigt att du som HR gör klart för chefen från början att det kommer att krävas tid och engagemang från chefens sida under PIP:ens gång. Eventuellt kan man också förlänga den om så krävs. Poängtera att det är chefens ansvar med kontinuerliga avstämningar och att det är chefen som ska vara den drivande i processen, men att du som HR kan vara ett stöd i detta. Avstämningarna ska dokumenteras och gärna kommuniceras med den anställde så att båda parter är överens om vad som sagts etcetera. Ibland kan det vara ett bra sätt att åskådliggöra i PIP:en hur förbättringar sker genom ett ”trafikljus”; rött, gult och grönt. Då kan man se under PIP:en vilka förbättringar som förhoppningsvis görs.

Vad krävs för uppsägning?

Avsikten med en PIP ska naturligtvis vara att den anställde har förstått allvaret och förbättrar sig så mycket att alla är nöjda. Om så inte är fallet kan det vara möjligt att saklig grund för uppsägning föreligger och anställningen kan avslutas. Det är dock viktigt att poängtera att en uppsägning av personliga skäl kräver att bristerna är så allvarliga att ingen annan utväg finns. Det är därför viktigt att ta juridisk hjälp redan inför en PIP och särskilt när den avslutas för en bedömning om saklig grund för uppsägning föreligger eller inte.

Många gånger hamnar man i gränslandet. Den anställde har förbättrat sig en del och tillräckligt mycket för att bolaget inte kan gå vidare med en uppsägning. Detta kan förstås vara frustrerande för en arbetsgivare och leda till att man slutligen väljer ett träffa en överenskommelse med den anställde om att hen ska sluta.

Det är inte lätt att navigera rätt i dessa frågor och det finns inte någon fastställd plan för hur man som arbetsgivare ska agera eftersom det alltid beror på omständigheterna i varje enskilt fall. Förhoppningen är att den här artikeln har givit er en vägledning i rätt riktning. Jag vill också passa på att tipsa om ett rättsfall från förra året som rör bland annat olika påstådda brister hos en säljare, AD 2017 nr 3 (som också har hänvisningar till ett par liknande äldre rättsfall).

Som en fortsättning på detta tema publicerar vi under juni en artikel som handlar om hur en överenskommelse om att avsluta en anställning bör göras och vad en sådan ska innehålla.

 

Relaterat

TILL TOPPEN AV SIDAN