Bakgrundskontroller vid rekrytering – vad gäller?

Jenny Hellberg, Advokat och Sofia Lysén, Biträdande Jurist, på Elmzell Advokatbyrå 2019-09-09

I många HR-team är rekrytering en viktig del av jobbet. En allt vanligare metod för att säkerställa att lämpliga personer anställs är att utföra olika typer av bakgrundskontroller. Men vad är tillåtet att göra och hur ska man tänka kring att göra egna sökningar på kandidater?

Det är långt ifrån självklart att den information som lämnas av en kandidat, eller inhämtas av er som rekryterande arbetsgivare, faktiskt är relevant i rekryteringen. Det är viktigt att balansera den rekryterande arbetsgivarens eventuella intresse av att inhämta information och kandidatens personliga integritet. I dagens läge när mycket information finns lättåtkomlig måste arbetsgivaren vara selektiv med vilken information som de tar del av. De måste också ha dataskyddsförordningens krav för att skydda kandidatens personliga integritet i åtanke.

Den första frågan att ställa sig vid en rekrytering är därför vilken information och vilka kontroller ni behöver göra för en viss tjänst. Den andra frågan som ni bör ha tänkt igenom på förhand är vad ni gör med informationen när ni väl har fått den. Vad gör ni till exempel om det framkommer i ett belastningsregister att en kandidat blivit dömd för ett, för tjänsten, ”irrelevant” brott? Och hur ska ni som arbetsgivare motivera beslutet, om ni väljer att inte anställa kandidaten?   

Utdrag ur belastningsregistret – vad är tillåtet?

Antalet belastningsregisterutdrag som enskilda begär om sig själva har ökat kraftigt under de senaste åren, från cirka 40 000 år 2003 till cirka 300 000 år 2018. Den ökning som har skett tyder på att kandidater, men också arbetstagare, begär utdrag ur registret för att visa upp för arbetsgivare. I dag är det tillåtet för en arbetsgivare att begära att ett belastningsregisterutdrag inhämtas, vilket har ifrågasatts. En statlig utredning har därför föreslagit ett allmänt förbud för inhämtande av utdrag i syfte att stärka enskildas personliga integritet i arbetslivet. Undantag från förbudet föreslås vara begränsade och ska endast få ske med stöd av lag. Sannolikt kommer denna lagstiftning att börja gälla framöver.  

Det är bara kandidaten själv som kan begära ett utdrag från polisen som sedan ska uppvisas för er som arbetsgivare. Ni som arbetsgivare får aldrig behålla, kopiera eller skriva ned vad belastningsregisterutdraget innehåller och inte heller bör utdraget skickas in elektroniskt, en sådan behandling står i strid med dataskyddsförordningen. Det enda som kan antecknas är att arbetsgivaren har tagit del av utdraget. Så länge det är tillåtet att begära belastningsregisterutdrag bör det göras med måtta och endast efterfrågas för slutkandidater.

Sociala medier och andra sökningar på nätet  

Det är också ofta mer regel än undantag att arbetsgivare söker på nätet efter information om en kandidat. Att gå igenom en persons LinkedIn-sida är okontroversiellt, eftersom den visar kandidaten i hens professionella roll. Men hur ska man hantera annan information som kan komma fram vid en ”nyfiken” sökning? Man bör återigen ställa sig frågan om lämpligheten i att göra en sådan sökning.  Vissa bakgrundskontrollsföretag, som kan anses som experter på området, gör till exempel inte det annat än för ledningspositioner.

Det kan vara en sak om kandidaten själv har lagt ut information, då är den ju allmänt tillgänglig, men det kan även vara andra som lägger ut informationen. Å andra sidan, om det visar sig efter anställning att den som anställts är öppet aktiv på sociala medier i ett sammanhang som arbetsgivaren inte vill förekomma i, vad gör man då?  

När bör kreditupplysningar göras?

I vissa fall gör arbetsgivaren även kreditupplysningar om kandidatens ekonomi. Enligt kreditupplysningslagen ska uppgifter om privatpersoner bara lämnas ut till ett företag som har behov av upplysningen och personen ska få en kopia på informationen för att kunna kontrollera att den är korrekt. Det är därför vår uppfattning att det endast är relevant att inhämta information om kandidater som söker till tjänster med ett finansiellt ansvar hos arbetsgivaren.

Använd enbart kandidatens egna referenspersoner

Det som oftast är viktigast i en rekryteringsprocess är förstås de personliga intervjuerna som hålls men också att kontrollera, och ibland verifiera, kandidatens CV samt prata med referenser. Referenstagning ska begränsas till de personer som faktiskt har lämnats av kandidaten och det är inte lämpligt att själv ta kontakt med andra personer som kan tänkas ha kännedom om kandidaten. Det kan finnas många anledningar till varför en kandidat har utelämnat vissa personer som referens. Att ta kontakt med icke angivna referenser, och därefter behandla dessa personuppgifter, kan dessutom ifrågasättas utifrån ett GDPR-perspektiv.  Är man som rekryterande arbetsgivare fundersam eller finns det några frågetecken, till exempel om en tidigare chef inte lämnats som referens, får man istället försöka nysta vidare kring detta med kandidaten.

Ta fram riktlinjer

I vissa fall behandlas alltför mycket information om potentiella anställda utan att arbetsgivaren faktiskt har tagit ställning till om det är nödvändigt eller inte. Se därför till att utarbeta riktlinjer för den information ni som arbetsgivare ska inhämta i rekryteringsprocesser. Inför varje rekrytering behöver ni sedan bedöma vilken information som faktiskt behövs för att tillsätta en viss tjänst. Att samla in information som inte är relevant för den aktuella tjänsten är varken tillåtet eller gynnar er som arbetsgivare eller era kandidater.

Relaterat

  • Behöver du stöd i arbetsrättsliga frågor? Arbetsrätt Expert innehåller en stor mängd informationstexter, praxis och lagar i fulltext samt dokumentmallar som du enkelt kan anpassa efter er verksamhet.
  • Behöver du stöd i ditt HR-arbete? I den digitala informationstjänsten Origo har vi samlat ett gediget stödmaterial som hjälper dig att axla hela arbetsgivaransvaret; alltifrån rekrytering till hur du avslutar en anställning. 
TILL TOPPEN AV SIDAN