Tankar om tid och arbetsuppgifter

Roland Persson, Senior Projekt Manager 2019-01-23

Innan du börjar läsa, tänk på vad du arbetade med precis innan och lägg på minnet vad du tänkte att det skulle resultera i. Du kommer snart att förstå varför. Nu kör vi.

Kul att du läser mitt blogginlägg igen. För länge, länge sedan, på den tiden när vi tyckte att en månad var lång tid för en regering att bildas, pratade vi om pendling till och från jobbet. Vi bestämde då att vi i nästa blogginlägg skulle fortsätta på ett liknande tema, nämligen pendlingen mellan arbetsuppgifter.

Eller rättare sagt, vi avbryts ofta i en arbetsuppgift innan den är klar. Det kanske är att mobilen ringer, ett mejl poppar upp eller en kollega som har hittat ett jätteroligt klipp på en katt som åker radiostyrd bil. Vi släpper det vi var fokuserade på och ser att de är ett spam-samtal från Senegal, konstaterar att det var ytterligare ett av alla mejl med ”du-kanske-ville-veta-information” eller att det är samma katt-stackare som tvingades åka dammsugare för 18 månader sen. Kort sagt, ingenting som angår dig och du återgår till vad du höll på med. Trodde du, ja.

I många fall får du syn på något annat som påkallar din uppmärksamhet. Du passar på att ”kolla mejlen”, fylla på kaffe eller besöka toaletten. Och när du verkligen återvänder till arbetsuppgiften, oavsett om du kör hjullastare eller skriver på ditt inledningsanförande för en seminariedag, får du ägna 5-6 minuter på att komma tillbaka till det där fokuset du släppte. Så lång tid tar det i genomsnitt att hitta den så kallade tråden och återfå fokus.

Egentligen är det inte tråden du letar efter, den är oftast ganska lätt att hitta. Det är änden på tråden som är intressant för det är där arbetet ska återupptas. Problemet är att änden inte alltid finns där du trodde att du lagt den. Det sägs bero på att tanken och resultatet inte riktigt är synkade. Dina tankegångar är ofta längre fram i processen än vad det faktiska resultatet är. Det kan låta som ett symtom på en begynnande sjukdom, men är helt naturligt. För i tanken har du hela tiden en plan för nästa steg eller på annat sätt ligger längre fram. Det strategiska ligger före det operativa. Och så ska det ju vara, inget att oroa sig för, snarare tvärt om. Oavsett kommer det att ta dig ett antal minuter innan du har hittat tråden och förstår hur änden hänger ihop med de tankar du hade. Forskning visar att det kan ta upp till 7 minuter, sen är du igång igen som om inget hade hänt. Och arbetsmässigt har det ju faktiskt inte hänt speciellt mycket på den tiden heller.

Ovanstående tankar är delvis hämtade från Bodil Jönssons bok ”Tio tankar om tid”, samma bok som vi pratade om förra gången. När jag lyssnade på den kom jag samtidigt att tänka på ett tips om studieteknik som jag fick när jag pluggade. Det handlade om att ta planerade pauser och allra helst avbryta när det gick som bäst. För om vi pausar en arbetsuppgift när vi är som mest koncentrerad är hjärnan högt motiverad till att återuppta arbetet igen efter mikropausen.

Det kan ju se ut som om det här är motstridiga uppgifter, dels ska vi inte bli störda och dels ska vi ta mikropauser ofta. Men jag tror att det hänger ihop mer än vad vi först tror. Skillnaden är just det där med tråden och tanken. Om jag väljer att avbryta kan jag också lägga ner änden av tråden där tanken var och jag kan enkelt plocka upp den. Men om jag inte styr själv kan tråden hamna var som helst i nystanet. Det händer mig ofta att jag vet vilket mejl jag höll på att svara på och jag kan läsa mig till vad jag skrivit, men vad det var för förslag jag hade i åtanke tidigare minns jag inte. Det faktiska jobbet är helt enkelt lite för långt ifrån de framåtsträvande tankarna.

Detta kan du faktiskt påverka lite på egen hand. När telefonen ringer stannar du upp, konstaterar var du befinner dig och vilken nästa tanke är. Du skriver kanske till och med ner ett ord om var änden på tråden ligger eller bara lägger det på minnet. Sen kan du svara i telefonen, avsluta samtalet i lugn och ro, hämta en kopp kaffe och sedan plocka upp tråden, just där du lagt ner den.

Då hänger det även ihop med det vi pratade om förra gången, nämligen pendling till och från jobbet. Undersökningen visar att de som själva kan påverka sin pendlingstid är mindre stressade än de som är beroende av förseningar och trafikstockning. Kort sagt, det som stör vår plan OCH som vi inte kan styra över är mer stressande och negativt påverkande än det vi kan påverka själva.

Så, dags att runda av med lite sammanfattning

  • När du får ett avbrott i arbetet, ta en sekund och tänk efter vad du gör och vad det ska leda till. Kom ihåg var du lägger trådänden!
  • Gör egna avbrott när du känner dig helmotiverad och ta en mikropaus efter att du lagt ner tråden enligt ovan.
  • För dig som tillhör dem som aldrig blir störd, men som kanske själv stör andra, kan vända på det. Ställ två sambandsfrågor i stil med ”Vad gör du?” och ”Vad blir ditt förslag?”. Då kommer personen du störde att högt göra den där minnesanteckningen. Och du kan avsluta avbrottet med att önska lycka till med förslaget.

Arbetsro och koncentration är frågor som ofta lyfts i samband med medarbetarundersökningar och andra HR-frågor. Det behöver inte tvunget innebära ljudisolerade bunkrar eller att en arbetsmiljö helt befrias från katter på elektriska apparater. Du som jobbar inom HR kan påverka på andra sätt också. Och du som inte jobbar med HR kan också påverka. Våga göra det, du är en viktig del i er organisations HR-arbete!

Då återstår bara två frågor:Vad var det nu du höll på med innan du började läsa? och Vad tänkte du att det skulle resultera i? Lycka till!

 

PS.

I sin bok ”Tio tankar om tid” pratar Bodil Jönssons en del om ställtid och styckad och ostyckad tid, begrepp som jag tolkat fritt. Som helhet upplever jag hennes rekommendationer som mer bakåtsträvande och förändringsfientliga än vad som normalt intresserar mig. Men det finns delar som jag tycker kan användas på ett bra sätt. Om du väljer att läsa boken kommer du säkert att hitta andra tips som du tycker känns bra för dig.

 

Relaterat

Roland Persson, Senior Projekt Manager

Kommentera

TILL TOPPEN AV SIDAN