Onboarding – en del av en lyckad medarbetarresa!

Lena Skoog, Senior Project Manager 2019-03-06

Som konsult på Edge HR och i min tidigare roll som rekryteringskonsult, har jag sett många olika processer för onboarding. För mig är den första upplevelsen starten på en lyckad medarbetarresa och avgörande för viljan att arbeta för er organisation.

Efter en omfattande anställningsprocess och underskrivet avtal dröjer det oftast två till tre månader innan den nya medarbetaren är på plats. För många kandidater blir denna väntan ett långt vakuum, samtidigt som man är glad och förväntansfull inför sitt nya arbete. Låt oss ta till vara den energi som finns mellan signat avtal och den första dagen på jobbet!

Att vara ny på jobbet kan vara både läskigt och nervöst. Hur kommer kollegorna att vara? Hur ska jag komma in i arbetet? Har jag valt rätt?

Undersökningar visar att en genomtänkt introduktion gör skillnad för den nya medarbetarens trivsel och produktivitet. Att få den nya medarbetaren att känna sig välkommen redan innan första dagen är avgörande för hur snabbt den nya kollegan är på banan, känner engagemang och blir en del av bolaget. En kontinuerlig dialog med den nya medarbetaren redan från signat avtal till första anställningsdag förbereder medarbetaren och minskar tvivel och oro.

Målet är en positiv upplevelse och en bra start på den nya anställningen. För att lyckas med detta behöver hela anställningscykeln vara enkel att hantera för alla som är involverade – den nya medarbetaren, chefen, IT, HR, lön och övriga stödfunktioner.

Låt oss reda ut begreppen:

  • Pre-onboarding – det som ska förberedas innan första dagen. Det handlar om att ha det grundläggande, som telefon, dator, passerkort, accessrättigheter på plats första dagen. Kanske behöver ni beställa en välkomstgåva och arbetskläder. Chefen fördelar arbetsuppgifterna till respektive ansvarig på till exempel IT, lön och reception. 
  • Preboarding – ger den nya medarbetaren möjlighet att innan första dagen läsa på om organisationen och kulturen, att bekanta sig med sina nya kollegor och få en inblick i livet på kontoret. Det skapar en härlig och välkomnade känsla. Skicka till exempel ett preboarding-mejl, eller kanske rent av ett paket till hemadressen med ett ”startkit” till den nyanställda. Den riktigt ambitiösa informerar redan här om hur de första dagarna kommer att se ut och om annat som kan vara bra att veta. 
  • Onboarding – en plan för hur den nya kollegan ska komma in i sin roll, första dagen, första veckan, första månaden, 60, 90, 120 dagar… Kanske för hela första året!

Den strukturerade onboardingen stärker arbetsgivarvarumärket, bidrar till större engagemang och produktivitet, ökar arbetsglädjen samt minskar risken för att medarbetaren slutar.

Hur gör man då? Här kommer några enkla och handfasta tips!

  1. Onboardingen startar vid första intervjun. Redan där förmedlas organisationens arbetsgivarvarumärke.
  2. Starta innan första dagen – håll kontakten genom att dela information, bjud in till sociala media-kanaler och aktiviteter, skicka en välkomstvideo. Bara fantasin sätter gränser!
  3. Gör den första dagen till något extra:
      - Chefen ska vara på plats och ta emot den nya medarbetaren.
      - Ordna med en blomma eller kanske favoritgodiset.
      - Be er nya medarbetare att kort presentera sig redan första dagen, till exempel i ett mejl där hen berättar om sig själv.
      - Utse en mentor som stöttar i det praktiska och bjuder in till det sociala.
      - Samla ihop de närmaste kollegorna och bjud på lunch.
  4. Portionera ut informationen över tid istället för att överösa personen med information de första dagarna. Ordna med en tydlig agenda och checklista över det aktiviteter som ska ske och vad som förväntas av den nya kollegan.
  5. Be den nya medarbetaren om återkoppling. Följ upp och förbättra processen kontinuerligt.

Alla företag anställer nya medarbetare, men få har en genomtänkt plan för medarbetarens första dagar, veckor och månader på jobbet. Vi vet att kompetens är en bristvara och förmågan att attrahera medarbetare blir allt viktigare. Så när vi har gjort ”den där topprekryteringen” bör vi ta tillvara tillfället att skapa ”det där extra” med en strukturerad och gärna digital onboarding – det är ett enkelt sätt att starta en lyckad medarbetarresa!

Hur fungerar det hos er? Vilka utmaningar står du och din organisation inför? Kontakta mig gärna!

 

Relaterat

  • Få tips på hur du förbättrar er onboardingprocess och samtidigt förhöjer medarbetarupplevelsen för alla som börjar hos er, läs artikeln Medarbetarupplevelse 2.0 – Onboarding.
  • Den digitala tjänsten Strategisk HR ger dig tillgång till inspiration, goda exempel och praktiskt stöd för att lyfta HR-arbetet till nästa nivå. Här finns exempelvis avsnitt om både rekrytering och introduktion.
  • Behöver du tips på hur en introduktion kan genomföras? Ladda ner "Checklista för introduktion av nyanställda".

Lena Skoog, Senior Project Manager

Kommentera

TILL TOPPEN AV SIDAN
var pageName = "Onboarding – en del av en lyckad medarbetarresa!"; var termsPage = "/om-edge-hr/gdpr/samtycke/";