Vem har arbetsmiljö­ansvaret när medarbetarna jobbar hemifrån?

Många organisationer försöker hitta sätt att navigera i den digitala världen för att kunna bedriva sina verksamheter även digitalt, eller på distans. Men vad har arbetsgivaren och medarbetaren egentligen för ansvar gällande arbetsmiljön vid distansarbete? Här kan du läsa mer om arbetsmiljöansvaret vid hemarbete.

Arbetsmiljöansvaret vid hemarbete

Läs om arbetsgivarens arbetsmiljöansvar vid hemarbete.

Du vet nog redan att arbetsgivaren alltid har arbetsmiljöansvaret för medarbetaren oavsett var arbetet utförs. Detta gäller alltså både när medarbetaren själv väljer att jobba hemifrån eller på distans och när det sker på arbetsgivarens initiativ. Ju större krav arbetsgivaren ställer på att medarbetaren ska arbeta på distans, desto större ansvar har arbetsgivaren att tillgodose en god arbetsmiljö samt att tillhandahålla arbetsutrustning som är nödvändig, till exempel dator, skrivbord, stol och belysning. Kom ihåg att även den psykosociala arbetsmiljön är viktig att tänka på.

Arbetsgivaren behöver ha dialog med arbetstagarna och informera om vad som gäller. Teknik och arbetsutrustning behöver fungera. Kontakt och avstämningar mellan kollegor samt mellan chef och medarbetare kan behöva skötas på andra sätt än vanligt.

Men hur gör vi detta rent praktiskt? Läs våra 5 tips för att lyckas med arbetsmiljöansvaret vid distansarbete

1. Skapa rutiner

Om ni normalt inte utför arbete hemifrån behöver du som arbetsgivare sätta upp en policy och rutiner för hur distansarbete ska skötas, vad gäller kring:

  • hur medarbetaren ska arbeta, vad förväntas – leda och fördela
  • behov av stöd och avstämning
  • företagssekretess och IT-säkerhet
  • förväntan på närvaro i gemensamma möten
  • arbetsmiljön – hur fungerar det fysiskt, hur mår medarbetaren

Det är också bra att lägga till en rutin för utvärdering, hur fungerar det? Kan vi göra något bättre? Fungerar något väldigt bra? Kan vi tipsa kollegor om det som fungerar bra?

2. Teknik och utrustning

Teknik och arbetsutrustning behöver fungera. De system och program ni arbetar med behöver vara effektiva och välfungerande för att kunna stödja medarbetarna i deras arbete. En god arbetsmiljö innebär att arbetsplatsen ska vara funktionell och ergonomisk. Inredning och teknisk utrustning vid distansarbetsplatsen ska sättas i relation till arbetets omfattning och vad som är ekonomiskt möjligt.

Eventuella kostnader som uppkommer i samband med detta står arbetsgivaren för. Medarbetaren ska se till att hen har ett betryggande hemförsäkringsskydd. Gör förslagsvis även en enkel riskbedömning, gärna tillsammans med medarbetaren, där ni tittar på både den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Gör det systematiskt med hjälp av de fyra stegen; Undersök, riskbedöm, åtgärda och kontrollera.

3. Kommunikation och avstämningar

Skapa kanaler för tydlig internkommunikation där ni samlar all information. Säkerställ att medarbetaren vet vem de ska vända sig till vid olika situationer.

Kom ihåg att även planera för återkoppling. Som individer har vi stort behov av bekräftelse för att hålla engagemang och motivation uppe. Detta kan bli särskilt viktig då ni i organisationen inte ses fysiskt och får den dagliga kontakten medarbetare emellan.

Läs också: Att leda på distans – 5 tips att tänka på vid hemarbete 

4. Skapa virtuella mötesplatser

Det ligger i människans natur att söka andras närvaro, att vilja känna tillhörighet och att skapa och behålla nära relationer. Att ett rikt socialt liv ger förutsättningar för en god hälsa har man vetat länge, både från forskningen och genom personliga erfarenheter. Därför är det viktigt för oss att skapa virtuella mötesplatser där vi kan umgås med varandra digitalt – gemensamma fikastunder, lunchträning, eftermiddags-quiz eller kanske walk & talk-möten. Det finns oändliga möjligheter med dagens teknik, bara fantasin sätter era gränser för hur ni kan arbeta proaktivt med detta som en del i arbetsmiljöansvaret.

5. Informera arbetstagaren om det egna ansvaret

Medarbetarens ansvar kan till exempel handla om att sätta upp en agenda för dagen, börja med att ta en promenad ”till jobbet” för att sen starta arbetsdagen.

Tipsa om att ställa klockan och ta ansvar för arbetsmiljön – att tänka på hur man sitter och att man tar pauser i arbetet för att röra på sig. Tipsa även om vikten av att hålla kontakt med kollegorna genom att ringa (inte bara chatta) och delta aktivt i de virtuella mötesplatserna. Se också till att avsluta dagens arbete i tid för att bibehålla balansen mellan jobb och fritid.

Ett trevligt sätt att avsluta dagen kan vara att meddela omgivningen om att man avslutar sin arbetsdag och önskar alla en trevlig kväll!

Vill du läsa mer om arbetsgivarens arbetsmiljöansvar? Då kan du prova Library i 7 dagar. Det är helt kostnadsfritt och du förbinder dig inte till något. Skapa ett testkonto här och var igång inom 15 minuter.

Lena Skoog

Lena Skoog

Senior Consultant / Edge