Ta hjälp av en HR-portal för er internkommunikation – 3 tips!

Att ha fungerande rutiner för internkommunikation har det senaste året, som en följd av coronapandemin, visat sig vara av stor betydelse för organisationer. I tider då allt fler jobbar hemifrån är det av stor vikt att säkerställa att samtliga medarbetare får den information som kommuniceras från HR och ledning, men även att fortsätta jobba med gemenskap och sammanhållning för att lyckas hålla ihop verksamheten och arbeta mot de uppsatta målen. En välfungerande HR-portal kan vara ett bra verktyg för att ta itu med dessa utmaningar.

En HR-portal förenklar er internkommunikation

Ta hjälp av en HR-portal för att förenkla er internkommunikation.

Oavsett om ni har en verksamhet som är utspridd geografiskt eller om ni har blivit tvingade att ställa om och jobba på distans eller hemifrån som en följd av coronaviruset så finns det stora fördelar med att på ett snabbt och effektivt sätt kunna nå alla medarbetare via en etablerad kanal. En HR-portal anpassad efter er verksamhet kan vara ett bra stöd i arbetet med att kommunicera med organisationens alla medarbetare.

En portal som underlättar er kommunikation

HR-portalens syfte är att förmedla viktigt information internt i organisationen, vilket har flera fördelar. Bland annat kan den fylla syftet att stärka bilden av arbetsgivarvarumärket och bidra till att skapa gemenskap och sammanhållning i en organisation som är stor eller utspridd geografisk eller funktionsmässigt. En HR-portal är såklart även användbar för att snabbt få ut viktig information i organisationen.

HR-portalen kan användas för att snabbt kommunicera ny information till medarbetarna. Under coronapandemin har organisationer med en välfungerande HR-portal snabbt och effektivt kunnat förmedla ny information om till exempel nya rutinerna för smittskydd och vad som görs för att förhindra smittspridning i organisationen. Så fort en medarbetare loggar in i HR-portalen finns denna information tillgänglig på ett enkelt sätt. Förutom dessa praktiska fördelar finns även flertalet fördelar med att jobba lite mer strategiskt med HR-portalen.

3 tips för er internkommunikation och HR-portal

1. Involvera organisationens ledare för ett ökat engagemang

För att internkommunikationen ska få önskad effekt är det viktigt att ha organisationens ledare med sig. Kanaler för internkommunikation är ett viktigt verktyg för att förmedla strategier och visioner och därmed väldigt användbart för ledarna. Genom att få ledarna involverade i processen för internkommunikation blir den också användbar i det viktiga arbetet med att bygga en stark företagskultur, skapa ökat engagemang och en stärkt teamkänsla i organisationen.  Är inte organisationens ledare med kommer helt enkelt inte övriga medarbetare heller att följa med på tåget.

Läs mer om vår skräddarsydda HR-portal för chefer och medarbetare.

Portal

2. Se till att innehållet är lätt att komma åt för alla

Att säkerställa att innehållet i er HR-portal är tillgänglig för alla organisationens medarbetare är av största vikt för att den ska kunna uppfylla sitt syfte. Har hela organisationen tillgång till dator? Toppen, då är det lätt att tillgängliggöra portalen genom att kommunicera ut hur man loggar in för att ta del av informationen. Ju spretigare organisationen är i sin uppbyggnad eller i sin geografiska spridning desto svårare kan det bli att säkerställa att alla har tillgång till portalens information. Säkerställ att det är möjligt att logga in även från mobiltelefon för att överbygga att alla kanske inte sitter framför en dator i sitt arbete. Var även tydlig med hur medarbetarna rent praktiskt loggar in. Fundera över var och hur inloggningsinformationen sprids och säkerställ även att allt innehåll går att läsa från en mobil eller surfplatta.

3. Synka portalens innehåll med era strategier och visioner

Era kanaler för internkommunikation är faktiskt ett styrverktyg för era strategier och visioner – så passa på att utnyttja denna möjlighet till att förmedla dessa på ett tydligt sätt till hela organisationen. Detta handlar inte enbart om att ge organisationen en gemensam bild för att kunna jobba mer effektivt tillsammans mot de gemensamma målen, det handlar även om att säkerställa de strategiska besluten och visionen uppfylls. Därför är det viktigt att även internkommunikationen, HR-portalen, är en integrerad del i strategier och visioner som finns. Detta innebär att alla kanaler måste visa upp den bild av verksamheten som är etablerad och bestämd för att kunna efterlevas av alla medarbetare. Detta kan ibland vara svårt att komma ihåg eftersom HR-portaler även har i uppgift att sprida information av mer operativ och snabb karaktär – men försök att alltid ha strategi och visioner i åtanke.