Håll bättre digitala möten – Wise Groups bästa tips!

Precis som många andra har vi på Wise Group helt ställt om till att ha digitala möten under pandemin. Första tiden trodde vi nog att vi skulle återgå till fysiska möten igen men nu står det klart att en stor del av alla möten kommer att förbli digitala. Därför lägger vi nu mycket tid på att fundera på hur våra digitala möten kan bli bättre. För att snabbt lära oss mer frågade vi alla anställda inom Wise Group vilka som var deras bästa tips för att hålla bättre möten digitalt. Vi fick över 200 tips och idéer som vi nu sammanställt och gärna bjuder på eftersom vi vet att många sitter i samma sits som oss.

Håll effektiva digitala möten

Planering och förberedelser

  • Fundera aktivt på hur långt mötet behöver vara. Skicka inte en inbjudan på 60 min av gammal vana.  Det är svårare att hålla koncentrationen igång under ett digitalt möte så kortare möten är ofta att föredra. Ibland räcker det bra med 10 min! Vid längre möten är det bra att planera in pauser.
  • Undvik möten som är exakt 60 eller 30 min. Då hamnar de lätt direkt i anslutning till nästa möte och du kommer antingen behöva sluta för tidigt eller dyka upp i sista minuten till nästa. Om du använder Outlook så finns en funktion under inställningar/kalenderalternativ där du kan ställa in ”förkorta avtalade tider och möten” vilket gör att alla möten default blir exempelvis 25 min istället för 30 eller 50 min istället för 60.
  • Säkerställ att du har bjudit in rätt mötesdeltagare. Det är lätt att bjuda in på slentrian. Fundera över vad varje mötesdeltagare ska få ut av mötet och vad de kan bidra med.
  • Ge tydliga instruktioner i inbjudan kring vad som förväntas av alla mötesdeltagare. Förväntas man delta aktivt eller bara lyssna in? Ska kameran vara på? Vad ställs för krav på ljud- och bildkvalité? Behöver man installera någon mjukvara innan eller skaffa konto någonstans? Instruera i detalj kring hur man installerar och använder ny mjukvara om det behövs i mötet.
  • Fundera på om mötet gör sig bäst via video eller om det fungerar lika bra med att ta det på telefon. Behöver du kunna anteckna eller inte? I vissa möten, framför allt 1-1 kan närvaron till och med bli bättre när man inte har video. Passa på att ta en walk and talk. Få lite luft.
  • Skicka om möjligt ut exempelvis presentationer i videoformat innan mötet så kan alla deltagare själva välja när de vill ta del av dem. Då kan mötet bli effektivare och istället användas för diskussion och beslutsfattande. Var tydlig med förväntningar på om deltagarna ska ha tagit del av ett visst material innan mötet eller inte. (Frivilliga uppgifter kan ofta tendera att hoppas över).
  • Bifoga ett tydligt syfte med mötet och en agenda i inbjudan. Och håll dig till agendan i mötet…
  • Var tydlig med mötesdeltagarnas roller i mötet. Utse en “ägare” för mötet som fördelar ordet och involverar alla.
  • Gå in i mötet några minuter innan det startar för att testa att tekniken funkar. Om du har tur kanske någon annan gör samma sak så får du även tid till lite småprat innan mötet börjar. 

Facilitering av digitala möten

  • Checka in deltagarnas förväntningar på mötet.
  • Försök att göra så många som möjligt aktiva i mötet genom att ställa frågor och fördela uppgifter. Fördela ordet mellan deltagarna. Håll tempot uppe och energin hög. Blanda presentationer, diskussioner och övningar.
  • Använd break out rooms i mötet för att få mer dynamik. Testa att ibland köra 2 och 2 och ibland flera när man har diskussioner. Och ja det finns en funktion för det i Teams. Du behöver inte använda Zoom.
  • Använd chatten för att ställa frågor och göra inspel. Utse någon som är ansvarig för att hålla koll på och moderera chatten under mötet om ni är många deltagare.
  • Summera ihop mötet på slutet. Notera actions och vem som är ansvarig. Följ upp.
  • Skolan Hyper Island är mästare på att hålla digitala möten och har gjort en bra toolbox som du bland annat ger tips på facilitering. Den hittar du här.

Teknik

  • Använd hörlurar eller bra mikrofon för att undvika rundgång och för att slippa stänga av mikrofonen under mötet. Flödet och den spontana dialogen i mötet blir mycket bättre om alla har mikrofonen på.  
  • Koppla in fast nätverk när möjligt för att undvika nätverksproblem.
  • Gå utanför komfortzonen i Zoom och Teams och våga testa andra digitala verktyg som kan bidra till mer dynamik i dina möten. Allt kanske inte fungerar perfekt första gången men att prova är enda sättet att lära sig. Våra favoriter just nu är: Mentimeter, Mural och Miro.
  • Fråga i början av mötet om allt fungerar bra innan man sätter igång. Var snabb på att ge återkoppling till andra i mötet om deras teknik strular. Inte så kul att få veta i slutet av mötet att man inte hörts eller att man bara synts halvt i bild.
  • Om du ska visa en presentation i Teams. Dela presentationen du ska visa och inte hela ditt skrivbord för att kunna se övriga mötesdeltagare när du presenterar.
  • Informera mötesdeltagarna om, ifall de har ipad eller iphone så måste de vända enheten horisontellt. Många halva gubbar och gummor har man sett under året.

Framtoning och närvaro

  • Titta in i kameran när du pratar, skapa “ögonkontakt”. Ett litet trick kan vara att sätta ett roligt klistermärke nära din kamera som påminner dig om att du ska titta just där. Le ofta – det smittar av sig! Nicka och använd kroppsspråk för att visa de andra att du är med.
  • Lyssna aktivt och visa att du lyssnar, tala tydligt men SKRIK inte!
  • Även när du är tyst så påverkar du gruppens dynamik och motivation hos de andra deltagarna genom vad du sänder med ditt ansiktsuttryck, blick och kroppshållning. Alla ser om du är upptagen med mobil eller annat. Tänk att ett digitalt möte är precis som ett möte i verkliga livet – då har vi ”kameran på” hela tiden och vi vet om att vi påverkar varandra i ett möte om någon tex sitter med mobilen hela tiden, eller suckar och ser likgiltig ut.
  • Var fokuserad och håll energin högre än vanligt, det krävs lite extra för att det ska kännas på andra sidan skärmen. Undvik att multitaska under mötet.
  • Stå upp för att hålla energin på topp och få en bättre kameravinkel. Ett enkelt knep för att snabbt skapa ett ståbord är att ställa upp stolen på bordet och sen ställa datorn ovanpå. Om du sitter ner och vill ha datorn i ansiktshöjd. Stapla upp ett par böcker.
  • Tänk på vad du har på dig på samma sätt som tidigare när du gick till kontoret. Kommunicera med hjälp av dina kläder. Ibland kanske kavajen åker på och någon annan gång är det en t-shirt med en rolig text som känns rätt. Starka färger på kläderna gör att du ”går genom rutan” bättre.
  • Använd bra belysning. Sitt med ansiktet mot ett fönster eller använd extra lampa. Undvik motljus eller sidoljus
  • Använd fysiska alternativ till powerpoint. Skriv en skylt på kartong eller använd legogubbar för att illustrera något. Bara fantasin sätter gränser. 
  • Undvik att använda bildbakgrunder så långt det går. Försök istället att ha riktig ”fysisk” snygg bakgrund som ser bra ut. Försök hitta något ställe hemma som du återkommer till. Om du använder bildbakgrund så tänk på att om kameran inte är av hög kvalitet så kommer du flyta in i bakgrunden. Använd kreativa bakgrunder för att få en effekt. En bakgrund från en film kan till exempel få igång alla att gissa vilken film det är och ger en positiv energi i inledningen på mötet.

Skapa social samvaro i dina digitala möten – ha lite kul!

  • Hoppa in i möten några minuter tidigt. Eller stanna kvar en stund efteråt. Småprata med kollegorna precis som man gjorde vid kaffemaskinen.
  • Skapa en kanal i Teams eller Slack där alla på företaget kan droppa in och snacka lite strunt när man känner att det behövs.
  • Var personlig, bjud på dig själv och vad som händer i ditt liv utanför jobbet.
Niclas Giertz

Niclas Giertz

Chief Experience Officer / Wise Group