5 steg till en lyckad onboarding digitalt

Folkhälsomyndigeten kommer inom kort att släppa på de sista restriktionerna och arbetsplatserna börjar sakta öppna upp sina kontor igen. Men för många organisationer kommer distansarbetet finnas kvar och dessutom förväntar sig kommande generationer att kunna arbeta varifrån de vill. Så, vad behöver du tänka på när du ska genomföra en onboarding digitalt?

Skapa den mest optimala digitala onboardingen för dina nya medarbetare.

Så skapar du en optimal onboarding digitalt för dina nya medarbetare.

Vid en fysisk onboarding är det lätt och smidigt att ta vissa delar spontant, vartefter de dyker upp. När nya medarbetare däremot genomgår en onboarding digitalt, kan det tvärtom upplevas väldigt förvirrande om det inte finns en tydlighet och struktur. Vi har tagit upp ämnet om digital onboarding i tidigare artiklar, bland annat när vi frågade en av våra egna nyanställda medarbetare hur hens upplevelser var. Den artikeln kan du läsa här. I den här artikeln vill vi ge några av våra bästa tips för hur du skapar den mest optimala onboardingen digitalt, för dina nya medarbetare.

1. Skapa de bästa förutsättningarna digitalt

Oavsett inom vilken bransch arbetsplatsen verkar, finns det en sak som de flesta arbetsplatser dessvärre har gemensamt, vilket är bristen på lathundar och lättåtkomlig information för nyanställda. Att avsätta tid för att ta fram onboardingmaterial är oftast bortprioriterat till den dagen då ett nytt anställningsavtal är påskrivet och startdatum är satt.

Genom att upprätta en egen mapp på servern, exempelvis, där allt onboarding-relaterat material samlas, minskar du risken för en bristfällig introduktion. Dessutom skapar du de bästa förutsättningarna för alla – både dig som arbetsgivare, medarbetarna som ska ansvara för introduktion och onboardning samt de nyanställda. Här kan med fördel även checklistor och andra introduktionsguider sparas ner också. Eller varför inte använda dig av ett interaktivt HR-stöd, såsom Library Operativ HR eller en HR Portal?

2. Ditt ansvar som arbetsgivare

Förutom alla de fördelar som en strukturerad och tidig onboarding ger, är det faktiskt arbetsgivarens skyldighet att introducera nya medarbetare så tidigt som möjligt. Säkerställ att det finns en tydlig struktur för både introduktionen och genom onboardningen. Bristfälliga introduktioner riskerar inte bara att leda till missnöjda medarbetare, utan kan i värsta fall leda till arbetsolycksfall, med straffansvar för arbetsledare och chefer som påföljd. Mer om dina skyldigheter kan du läsa om här.

De flesta av oss uppskattar dessutom logik, ordning och struktur. För att underlätta flödet av all information har vi sett att det är till fördel för alla när man schemalägger tidsblock för respektive moment i onboardingen. Glöm bara inte bort att addera pauser och egentid för medarbetaren. Detta är såklart ännu viktigare när en onboardning sker digitalt. Använd gärna checklistor, eller HR-verktyg, såsom en interaktiv onboardingprocess, som finns i produkten Operativ HR, inom kategorin Library.

3. Medarbetarresan startar långt innan

Inte sällan har den nyanställda en eller flera månaders uppsägningstid hos sin före detta arbetsgivare. Därför kan ett bra tips vara att engagera och löpande kommunicera med medarbetaren fram till dess att hen börjar. Det kan exempelvis vara att du skickar inspirerande material såsom företagshistorien eller likande lättsam läsning. Varför inte bjuda in den nya medarbetaren till digitala (eller fysiska) after works? På det viset får medarbetaren chans att hälsa på sina kommande kollegor och skapa sig en positiv bild av sin blivande arbetsplats.

När det börjar närma sig startdatum kan det vara på sin plats att dagarna innan skicka ut introduktionsschemat, så att medarbetaren kan förbereda eventuella frågor men framförallt får känna sig välkommen och omhändertagen.

4. Alla lär sig på olika sätt

Oavsett hur väl du har förberett din nya kollega, är det alltid många nya intryck och mycket information som ska tas in under kort tid. Därför är det såklart väldigt viktigt att den information som kommuniceras är samstämmig och tydligt strukturerad.

Glöm inte bort att alla lär sig på olika sätt, så ett gott råd är att ta fram olika format för det som den nya medarbetaren ska lära sig. Här är det i stort sett bara fantasin som sätter gränserna, men exempel på format kan vara både inspelat material till gamification. Se till att materialet är generiskt så att det går att återanvända.

Tips!
Att skapa ett spel eller annat typ av interaktivt inlärnings/utbildningsformat är inte bara en mycket uppskattad upplevelse hos era nya medarbetare, utan dessutom en boost till ert employer brand. Avsätt därför tid till att skapa en bra struktur, format och innehåll till denna typ av material. Gamification går såklart även lika bra att genomföra vid en onboarding digitalt, som fysiskt.

5. Glöm inte bort interna rekryteringar

Även interna medarbetare som sadlar om inom organisationen behöver också on-, eller re-boardas. Här gäller såklart lite andra moment än för en ny medarbetare som kommer utifrån. Däremot kan det vara idé att meddela berörda arbetsgrupper om förflyttningen så att medarbetaren får chans att fokusera på att sätta sig in i sin nya roll. Även om onboardningen inte behöver bli lika omfattande är det ändå bra att låta medarbetaren få läsa in sig i sin nya roll, vilka förväntningar som finns och annan nyttig information.

Relaterade produkter

Library

Library

Digitalt stöd för ditt operativa och strategiska HR-arbete.

Läs mer
Portal

Portal

Skräddarsydd HR-portal för chefer och medarbetare.

Läs mer