5 saker att tänka på inför ert digitaliseringsarbete

Digitaliseringsarbetet är ofta väldigt omfattande och kräver en hel del resurser, där olika verksamheter har olika behov. En sak har många dock gemensamt, och det är att man ofta glömmer att det inte är själva systemet i sig som kommer skapa det eftersökta värdet. Utan det handlar nästan mer om förändrade beteenden i organisationen. Här ger vi 5 bra saker att tänka på inför ert digitaliseringsarbete.

Få koll på processen för ert digitaliseringsarbete

Få koll på processen för ert digitaliseringsarbete.

Det är inte alltid lätt att veta var man ska börja i ett digitaliseringsarbete och målen med arbetet kan skilja sig åt väldigt mycket. Exempelvis kan det innebära att flytta fysisk dokumentation eller innehåll i pärmar, till digitala plattformar – till att göra hela onboarding-processen digital. Även om de digitala HR-verktygen och processerna främst används av HR, medför digitaliseringen ofta ett förändrat arbetssätt som påverkar hela organisationen. Chefer och medarbetare som tidigare har skickat ett mejl eller bokat in ett fysiskt möte för att lösa vissa moment, förväntas istället utföra momentet via ett nytt digitaliserat system. I produkten Library / Strategisk HR finns en tydlig process för hur ni kan lägga upp digitaliseringsarbetet, men här nedan kommer några goda råd utifrån den processen.

1. Låt det inte bli ett IT-projekt!

När nya system ska implementeras är det lätt hänt att det blir en IT-fråga. Var noga med att inte låta digitaliseringen bli ett IT-projekt, då det kan leda till att beteendeförändringen som krävs av medarbetarna inte får samma effekt. Tänk på att det inte är systemet i sig som kommer skapa en beteendeförändring, men att det är just den som krävs för att systemet ska nå sin fulla potential.

2. Identifiera och analysera

Börja gärna arbetet med att identifiera ert ”varför”. Ställ frågor såsom Vad är HR:s uppdrag och utmaningar kopplat till organisationens övergripande strategi? och På vilket sätt behöver arbetssätt, verktyg och processer utvecklas för att ännu bättre kunna stödja detta? Nästa steg är att göra en analys av behovet. Utgå då inte bara från HR, utan från hela organisationen, medarbetare och användare. Inkludera gärna andra avdelningar, exempelvis ekonomi, IT och kommunikationsavdelningen.

3. Sätt tydliga mål och kommunicera

Efter att grundbultarna för utvecklingen är satta behöver ni sätta upp gemensamma mål som tydligt visar vilka förbättringar och mål som ert digitaliseringsarbete ska medföra.

Här är det väldigt viktigt att komma ihåg medarbetarperspektivet. Ni kan enkelt förbättra medarbetarupplevelsen genom att involvera de anställda i organisationen. Ett bra tips är att tänka förändringsledning, där ADKRAR-metoden kan vara att föredra. Fundera till exempel på hur ni kan skapa engagemang och pull-faktorer kring implementationen. Här kan du läsa mer om förändringsledning och ADKAR-metoden. Utöver det behöver ni även sätta upp en plan för vad som ska kommuniceras, när det ska kommuniceras och vem som ska kommunicera vad.

4. Inköp och implementering

Ibland kan det behövas köpas in ett nytt system för att kunna uppnå de mål och syften som är satta. Det är oftast en stor investering, varför det är viktigt att ni lägger energi på inköpsprocessen så att ni får ett system som är anpassat efter er verksamhet. Jämför gärna flera olika leverantörer och ta gärna hjälp från referenser. Ta även referenser senare i processen när kunskaperna kring systemet har ökat. På så sätt har ni möjlighet att omvärdera inköpsbeslutet.

När väl implementeringen är dags att sättas igång, kan ett tips vara att börja i liten skala. Då har ni möjlighet att hitta fel och buggar som kan åtgärdas innan hela organisationen berörs. Ta gärna hjälp av pilotgrupper och använd ett agilt mindset.

5. Utvärdering

Att utvärdera arbetet ger både möjlighet till nya lärdomar och insikter. Är det ett större digitaliseringsarbete som ska utvecklas och tas fram kan det vara idé att även utvärdera löpande längs vägen. Då finns även chansen att göra eventuella justeringar under arbetets gång.

Tänk också på att allt inte bör digitaliseras. Även om system och HR-verktyg oftast förenklar och underlättar arbetet, finns fortfarande vissa delar där det mänskliga mötet skapar ett större värde.